Klauzula informacyjna

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych dla uczestników  i prelegentów Konferencji „Uwarunkowania przemian demograficznych w województwie małopolskim. Postawy prokreacyjne” organizowanej w ramach III Kongresu Demograficznego

W związku z realizacją wymogów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)^[1], zwanego dalej „RODO”, administrator informuje o zasadach oraz o przysługujących Pani/Panu prawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych.

1. Administrator

Administratorem Pani/Pana danych osobowych, zwanych dalej „danymi osobowymi”, jest Urząd Statystyczny w Krakowie (adres siedziby: ul. Kazimierza Wyki 3, 31-223 Kraków) .

2. Inspektor ochrony danych

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z inspektorem ochrony danych pisząc na adres jak wyżej lub na adres e-mail: .

Do IOD należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych przez administratora, w tym realizacji Pani/Pana praw wynikających z RODO.

3. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

1) Dane osobowe uczestników stacjonarnych i zdalnych konferencji „Uwarunkowania przemian demograficznych w województwie małopolskim. Postawy prokreacyjne” organizowanej w ramach III Kongresu Demograficznego, zwanej dalej „Konferencją” w zakresie: imienia i nazwiska, nazwy reprezentowanej instytucji, adresu email oraz nr telefonu – będą przetwarzane:

• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w związku z organizacją Konferencji oraz archiwizacją dokumentów wynikającą z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 i 1747) i rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2019 r. poz. 246), w celu rejestracji uczestnictwa i zapewnienia obsługi administracyjnej uczestników Konferencji oraz archiwizacji dokumentów;
  • na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, w związku z realizacją zadań określonych w ustawie z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 459), w celu organizacji szkoleń, dokształcania i doskonalenia w dziedzinie statystyki oraz prowadzenia działalności naukowo-badawczej i prac badawczo-rozwojowych;

2) Dane osobowe prelegentów Konferencji w zakresie: imienia i nazwiska, nazwy reprezentowanej instytucji, adresu email, nr telefonu oraz wizerunku i zarejestrowanego głosu – będą przetwarzane:

• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w związku z organizacją Konferencji oraz archiwizacją dokumentów wynikającą z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 i 1747) i rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. z 2019 r. poz. 246) oraz wypełnienia obowiązków administratora związanych z prawami autorskimi wynikającymi z ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1062), w celu rejestracji uczestnictwa, zapewnienia obsługi administracyjnej oraz archiwizacji dokumentów;
• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, w związku z realizacją zadań określonych w ustawie z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 459), w celu organizacji szkoleń, dokształcania i doskonalenia w dziedzinie statystyki oraz prowadzenia działalności naukowo-badawczej i prac badawczo-rozwojowych;
• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w związku z udzieloną zgodą na przetwarzanie danych osobowych w postaci wizerunku oraz  głosu, w celu dokumentacji przebiegu Konferencji oraz promocji statystyki publicznej.

4. Źródło gromadzenia danych osobowych

Dane osobowe uczestników pochodzą z formularza rejestracyjnego. Dane osobowe prelegentów pozyskiwane są od Rządowej Rady Ludnościowej.

5. Odbiorcy danych osobowych

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych w celach określonych w punkcie III, Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez:

1. Upoważnionych pracowników administratora oraz przez podmioty współpracujące z administratorem w zakresie organizacji Konferencji (w tym dostawcy usług technicznych) oraz podmioty wskazane do przechowywania dokumentacji dotyczącej Konferencji (sekretariat Rządowej Rady Ludnościowej).
2. Nieokreślony krąg odbiorców w związku utrwalonym wizerunkiem na fotografiach oraz wizerunkiem i głosem utrwalonymi na filmach lub nagraniach z Konferencji oraz udostępnieniem tychże bez ograniczeń terytorialnych i czasowych poprzez zwielokrotnianie oraz publiczne wyświetlanie, odtwarzanie, a także publiczne udostępnianie, w tym w Internecie.

6. Okres przechowywania danych osobowych:
   1. Pani/Pana dane identyfikacyjne będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy od daty rejestracji.
   2. Wizerunek utrwalony na fotografiach oraz wizerunek i glos utrwalony na filmach lub nagraniach z Konferencji, dla celów dokumentowania przebiegu Konferencji, w tym wykorzystania w materiałach promocyjnych i publikacjach w mediach z Konferencji, a także innych materiałach promocyjnych administratora, będzie przechowywany bez ograniczeń czasowych.
   3. W celach archiwalnych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 i 1747) oraz w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246).
7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

1. cofnięcia zgody, w zakresie przetwarzania na podstawie zgody – przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
2. dostępu do swoich danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
3. sprostowania (poprawiania) danych osobowych, które są nieprawidłowe;
4. usunięcia danych osobowych przetwarzanych na podstawie wyrażonej zgody na ich przetwarzanie;
5. ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
6. sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO.
7. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli Pani/Pana zdaniem przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Dobrowolność podania danych osobowych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne i niezbędne do realizacji celów określonych w pkt III.

Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości uczestniczenia w Konferencji.

W zakresie przetwarzania opartego na podstawie zgody ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na gromadzenie i przetwarzanie swoich danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Wycofanie zgody następuje poprzez skierowanie na adres poczty elektronicznej: informacji o wycofaniu zgody na gromadzenie i przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych. W tytule należy podać „WYCOFANIE ZGODY”.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Pani/Pana dane osobowe nie będą profilowane ani też nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

10. Przekazywanie danych do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej

We własnym zakresie administrator nie zamierza przekazywać danych do państw trzecich (czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy, EOG) ani do organizacji międzynarodowych. Specyfika działania portali (np. Twitter, Facebook, YouTube) i ich międzynarodowy charakter powodują jednak, że potencjalnie możliwy jest transfer danych poza EOG (nie jest to zależne od administratora). Podstawą takiego transferu są standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, zaś w przypadku transferu na teren USA – Decyzja Wykonawcza Komisji Europejskiej z dnia 12 lipca 2016 r. wprowadzająca Tarczę Prywatności (tzw. Privacy Shield).