Pytania ogólne
Organizacje do badania na formularzu SOF-5 są dobierane na dwa sposoby: celowo oraz losowo. Dobór celowy – obejmuje jednostki spełniające określone kryteria, np. organizacje pożytku publicznego, przedsiębiorstwa społeczne, szkoły, podmioty reintegracyjne czy jednostki prowadzące działalność gospodarczą. Kryteria doboru opierają się na dostępnych bazach danych, takich jak KRS, ZUS, MF czy SIO. Dobór losowy – odbywa się w sposób warstwowy i proporcjonalny. Uwzględnia m.in. podział na województwa, największe miasta, formę prawną organizacji (fundacje, stowarzyszenia), a także rodzaj organizacji, np. ochotnicze straże pożarne, koła łowieckie czy stowarzyszenia sportowe. Celem takiego doboru jest zapewnienie reprezentatywności badania i uzyskanie rzetelnych danych statystycznych.
Udział w badaniu i wypełnienie sprawozdania jest obowiązkowe. Wynika to z ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1799 z późn.zm.), która nakłada na wybrane podmioty obowiązek przekazywania danych statystycznych. Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 3 tej ustawy, jednostki zobowiązane do udziału w badaniu muszą dostarczyć wymagane informacje w określonym terminie. Dane te są wykorzystywane do tworzenia rzetelnych analiz i statystyk służących do celów publicznych, takich jak kształtowanie polityki gospodarczej i społecznej.
Zgodnie z ustawą z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1799 z późn.zm.), podmioty zobowiązane do udziału w badaniu muszą przekazać wymagane dane w wyznaczonym terminie. Nieprzekazanie sprawozdania lub podanie nieprawdziwych danych może skutkować nałożeniem kary grzywny zgodnie z art. 57 tej ustawy, który przewiduje sankcje za uchylanie się od obowiązku statystycznego. Urząd Statystyczny ma obowiązek monitorowania realizacji tego obowiązku i może podejmować działania przypominające oraz egzekwujące przekazanie danych.
Tak, obowiązek wypełnienia sprawozdania dotyczy również jednostek, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Jako działalność jednostki traktujemy zarówno działalność statutową, odpłatną, jak i nieodpłatną. Jeśli jednostka była aktywna w badanym okresie, powinna przekazać wymagane informacje, nawet jeśli nie uzyskiwała przychodów z działalności gospodarczej.
Nie, nie ma możliwości zwolnienia jednostki z obowiązku sprawozdawczego. Udział w badaniu i wypełnienie sprawozdania jest obowiązkowe na mocy ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1799 z późn.zm.). Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 3, jednostki wyznaczone do udziału w badaniu są zobowiązane do przekazania wymaganych danych w wyznaczonym terminie.
W przypadku, gdy dotychczasowy administrator konta w Portalu Sprawozdawczym nie współpracuje już ze stowarzyszeniem, należy zaktualizować dane osoby zarządzającej sprawozdawczością. W tym celu należy zalogować się do Portalu Sprawozdawczego GUS, a następnie kliknąć ikonę „Profil użytkownika” i wybrać opcję „Modyfikacja profilu użytkownika”. W formularzu aktualizacyjnym należy wprowadzić dane nowej osoby odpowiedzialnej za sprawozdawczość (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu), a następnie zatwierdzić wprowadzone zmiany. W przypadku braku dostępu do konta lub trudności z aktualizacją danych, prosimy o kontakt z pracownikami Urzędu Statystycznego w Krakowie – dane kontaktowe.
Tak, po 29 kwietnia istnieje możliwość wprowadzenia zmian do formularza SOF-5. Jeśli Portal Sprawozdawczy będzie nadal dostępny, korekty można dokonać samodzielnie, bezpośrednio w systemie. W przypadku, gdy dostęp do Portalu zostanie zablokowany, prosimy o kontakt z pracownikiem Urzędu (lista kontaktowa) – w celu zgłoszenia potrzeby aktualizacji danych.
Pytania techniczne
Aby odzyskać dostęp do Portalu Sprawozdawczego GUS (PS) i zresetować hasło, należy skorzystać z procedury automatycznej, która wykorzystuje Twój adres e-mail oraz numer telefonu zarejestrowany w systemie PS. Instrukcja odzyskiwania hasła – krok po kroku: W przypadku problemu z odzyskaniem dostępu do Portalu Sprawozdawczego, skontaktuj się z administratorem technicznym ze swojego województwa lub zadzwoń na naszą Infolinię tel. +48 22 279 99 99
Po zalogowaniu do Portalu Sprawozdawczego wyświetlany jest ekran powitalny. Aby przejść do realizacji obowiązków sprawozdawczych, należy przejść na ekran Sprawozdawca, poprzez wciśnięcie przycisku Sprawozdawca albo przycisku Przejdź (zob. rys poniżej) 
W kolejnym kroku, na liście aktualnych obowiązków sprawozdawczych, należy wybrać SOF-5 Sprawozdanie z działalności fundacji, stowarzyszeń i podobnych organizacji społecznych i kliknąć przycisk Formularz, co umożliwi rozpoczęcie pracy z formularzem elektronicznym. 
W przypadku, gdy nastąpiła zmiana Osoby Zarządzającej Sprawozdawczością (OZS), a Ty nie masz możliwości samodzielnej zmiany hasła (np. z powodu zakończenia współpracy z biurem rachunkowym), postępuj według wskazanego schematu:
Procedura zmiany OZS przy braku dostępu
- Skontaktuj się z administratorem technicznym. Musisz nawiązać kontakt z administratorem właściwym dla Twojego województwa.
- Administrator zablokuje uprawnienia do Portalu Sprawozdawczego dotychczasowej osobie zarządzającej
- Administrator rozpocznie procedurę, która pozwoli nowo wyznaczonej osobie na uzyskanie dostępu do systemu
Warto pamiętać, że w standardowej sytuacji (gdy masz dostęp do konta) zmiana polega po prostu na aktualizacji danych kontaktowych OZS w profilu, co pozwala nowej osobie na samodzielne ustawienie hasła.
Formularz nie może zostać zatwierdzony, ponieważ zawiera błędy, które muszą zostać skorygowane przed jego zatwierdzeniem. W Portalu Sprawozdawczym, w górnej części ekranu, obok przycisku zatwierdzającego sprawozdanie, znajduje się przycisk, który umożliwia wyświetlenie błędów zawartych w formularzu.
Pełna lista błędów zawartych w formularzu wyświetli się na dole strony. Błędy oznaczone na żółto są błędami uznaniowymi, które nie wpływają na możliwość zatwierdzenia formularza, natomiast błędy oznaczone na czerwono wymagają poprawy przed zatwierdzeniem formularza. Pamiętaj, że lista błędów na dole strony jest interaktywna – kliknięcie w konkretny błąd na liście zazwyczaj przenosi bezpośrednio do pytania, którego on dotyczy.
Jak szybko sprawdzić przyczynę błędu?
- Najedź kursorem myszy na ikonkę błędu znajdującą się przy konkretnym pytaniu.
- Automatycznie wyświetli się okienko z podpowiedzią
- W okienku przeczytasz komunikat wyjaśniający, z czego wynika dany błąd i jaka reguła sprawdzająca nie została spełniona
Pytania zostały zablokowane do edycji, ponieważ dla niektórych jednostek wprowadzane są dane, które pochodzą z zewnętrznych źródeł.
Portal Sprawozdawczy GUS działa w środowisku przeglądarki internetowej. Jeśli napotykasz problemy, spróbuj:
- Skorzystać z innej przeglądarki – rekomendowane to Firefox, Google Chrome, Internet Explorer (min. wersja 8.0).
- Sprawdzić ustawienia przeglądarki – upewnij się, że włączona jest obsługa JavaScript oraz akceptacja tzw. ciasteczek (cookies).
- Zaktualizować przeglądarkę do najnowszej wersji.
- Wyczyścić pamięć podręczną (cache) i pliki cookies.
Jeśli problem nadal występuje, skontaktuj się z Urzędem Statystycznym.
Zapis danych na stronie następuje automatycznie po przejściu na inną stronę. Można również manualnie zapisać dane z aktualnej strony przy użyciu ikony dyskietki. Ta opcja jest zalecana, gdy użytkownik chce zweryfikować poprawność danych na danej stronie, nie opuszczając jej. Zapisanie strony uruchamia procedurę kontroli poprawności danych.
Na każdym etapie wypełniania formularza on-line jest możliwość jego wydrukowania za pomocą ikony Wydruk. 
Zatwierdzenie niektórych błędów wymaga wpisania uzasadnienia przez sprawozdawcę, tzn. dokładnego opisania wyjaśnienia potwierdzającego sytuację prawidłową.
Dział II – Pracujący na podstawie stosunku pracy oraz umów cywilnoprawnych
Tak, w sprawozdaniu należy uwzględnić wszystkie osoby zatrudnione, niezależnie od ich fizycznej obecności w pracy. Liczy się fakt zatrudnienia, a nie bieżąca obecność w miejscu pracy, dlatego osoby przebywające na zwolnieniu lekarskim, urlopie macierzyńskim, ojcowskim lub opiekuńczym w grudniu powinny zostać uwzględnione w sprawozdaniu.
Tak, w tym pytaniu należy ująć zatrudnione osoby należące do osób z grup zagrożonych wykluczeniem społecznym, bez względu na to kiedy nawiązano stosunek pracy.
Stosunek pracy może powstawać na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania, lub spółdzielczej umowy o pracy. Umowa B2B (ang. business to business) to umowa cywilnoprawna, której stronami są przedsiębiorcy. Zasady takiej współpracy regulują przepisy Kodeksu cywilnego.
Dział IX – Przychody i koszty jednostki
Prosimy o podanie szacunkowych przychodów. W przypadku, gdy faktyczny stan będzie już znany, istnieje możliwość skorygowania wartości w późniejszym terminie.
Tego typu środki należy zaliczyć do funduszy europejskich (Dział IX pytanie 3), niezależnie od tego przez kogo były jednostce przekazane. W formularzu należy wykazać łączną kwotę faktycznie otrzymanych transz, przeliczoną na złote według kursu z dnia wpływu środków na konto. Nie należy posługiwać się wartością euro wskazaną w umowie, ani przeliczać łącznej kwoty po jednym, uśrednionym kursie.
Zasilenie rachunku organizacji przez członka zarządu z przeznaczeniem na spłatę bieżących zobowiązań można zakwalifikować jako pożyczkę lub inną formę zwrotnej pomocy finansowej albo jako darowiznę czyli świadczenie bezzwrotne. Jeżeli środki mają zostać zwrócone, należy je wykazać w formularzu w Dziale IX, pytanie 11. Natomiast w przypadku darowizny, środki należy wykazać jako przychód z darowizn od osób fizycznych, tj. w Dziale IX, pytanie 6.3 i 6.4.).
Jeżeli nie są to fundusze europejskie, środki z Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa powinny zostać wykazane w publicznych źródłach krajowych – z administracji rządowej. Dla przykładu: koła gospodyń wiejskich mogą ubiegać się o środki z ARiMR w ramach dofinansowania na działalność statutową.
Tego typu środki należy zaliczyć do funduszy europejskich, niezależnie od tego przez kogo były jednostce przekazane (Dział IX pytanie 3).
Zbiórką publiczną jest zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze w miejscu publicznym na określony, zgodny z prawem cel pozostający w sferze zadań publicznych, o których mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2025 r. poz. 1338 z późn. zm.), oraz na cele religijne. Przychody ze zbiórek publicznych powinny być wykazane w Dziale IX pytaniu 6.2.